Ohjeita ja oppaita > Onnistunut ICT-hankintaprosessi -opas

Onnistunut ICT-hankintaprosessi -opas

ICT-hankinnat ovat julkisella sektorilla haastava prosessi. Alla esiteltyyn kymmeneen teemaan perehtymällä kuntien ja valtion hankintayksiköiden sekä tarjouskilpailuihin osallistuvien toimittajien on entistä helpompaa selviytyä prosessista onnistuneesti ja välttää tyypillisimpiä virheitä.

Teemat on koottu kuntien ja valtionhallinnon yksiköiden ostajien sekä ICT-toimittajien näkökulmasta. Teemat on järjestetty kilpailutusprosessin etenemisen mukaisesti kolmeen eri päävaiheeseen.

Yksityiskohtainen "Onnistunut julkinen ICT-hankintaprosessi" löytyy PDF-tiedostona tämän sivun lopusta.

Ennen tarjouspyynnön laatimista:

1. Osaamisen varmistaminen sekä mahdollisen hankintayhteistyön organisointi

• Mikäli organisaatiolta ei löydy tarvittavaa osaamista vaativan ICT-hankintaprosessin läpiviemiseksi, on osaamista hankittava organisaation ulkopuolelta.
• Kilpailutusprosessia ei aina kannata käynnistää alusta alkaen yksin. Kannattavampaa on, jos hankinta voidaan toteuttaa yhteistyössä muiden organisaatioiden kanssa tai hyödyntäen valmiiksi kilpailutettuja puitesopimuksia. Valinta riippuu hankittavasta tuotteesta tai palvelusta.

• Tarjoajien on tunnettava tarkkaan julkista hankintaprosessia ohjaava lainsäädäntö sekä periaatteet, joiden mukaan hankintapäätökset tulee tehdä. Ylimalkaisesti tehty tarjous on lähes aina yhtä kuin hävitty tarjouskilpailu.

2. Katsaus markkinoilta löytyviin ratkaisuihin

• ICT-ala kehittyy nopeasti. Ennen hankintaprosessin käynnistämistä on luotava riittävän laaja katsaus markkinoilta löytyviin ratkaisuihin ja arvioitava niiden soveltuvuutta olemassa olevaan tarpeeseen.
• Rajoitettua menettelyä hyödynnettäessä voidaan tarjouspyyntö lähettää toimittajille kommentoitavaksi vielä ennen sen virallista julkistamista.

• Toimittajien tulee olla selvillä tärkeimpien ja potentiaalisimpien asiakkaidensa nykytilasta sekä tulevaisuudessa syntyvistä tarpeista. Tiivis vuoropuhelu ennen tarjouskilpailun julistamista hyödyttää sekä uusia että vanhoja toimittajia. Tämänkaltaiseen toimintaan on löydettävä riittävästi resursseja.

3. Hankinnassa hyödynnettävät menettelyt

• Suhtaudu avoimesti uusiin hankintatapoihin (leasing, sovellus¬vuok¬raus jne.) vaikka ne eivät olisikaan entuudestaan tuttuja. Ulkoistaa voi periaatteessa kaiken, mikä ei kuulu organisaation ydinosaamiseen.
• Uskaltaudu neuvottelumenettelyn käyttöön ja testaa uusia menettelytapoja kuten sähköistä huutokauppaa hankinnoissa, joissa näiden käyttö on mahdollista.

• Toimittajilta tulee löytyä joustavuutta vastata myös poikkeuksellisiin toimitusvaatimuksiin ja hankintamenetelmiin.

Tarjouspyynnön laatiminen ja siihen vastaaminen:

4. Hankinnan kohteen kuvaaminen riittävällä tarkkuudella

• Kuvaa hankinnan kohde ja laajuus, it-ympäristö sekä toimintaan liittyvät prosessit riittävällä tarkkuudella. Kerro millaisen tuotteen tai ratkaisun haluat, mutta älä määrää liiaksi sitä, miten haluttuun lopputuloksen on päästävä.
• Tee selkeä ero kelpoisuusehtojen, pakottavien vaatimusten ja arvostelukriteerien välille.

• Mikäli toimittajana havaitset tarjouspyynnössä selkeitä puutteita, älä epäröi tämän viestimistä hankintaorganisaatiolle.

5. Arviointiperusteiden laatiminen ja avaaminen

• Käytä ainoastaan sellaisia painotuksia ja pisteyttämisperusteita, jotka ovat aidosti mitattavissa ja relevantteja suhteessa hankittavaan tuotteeseen tai palveluun.
• Hyvin toteutettu pisteytysmalli on niin aukoton, että toimittajakin kykenee periaatteessa etukäteen laskemaan pisteet, jotka hän tulee saamaan.
• Muista, että hinnan liiallinen painottaminen aiheuttaa helposti sen, että muilla kriteereillä ei enää ole käytännön merkitystä.

• Suhtaudu toimittajana ymmärtäväisesti esitettyihin arviointiperus¬teisiin. Huomauta epäjohdonmukaisuuksista, mutta muista, että laadullisten tekijöiden arvioiminen on aina vaikeaa.

6. Kokonaiskustannuksiin vaikuttavien tekijöiden arvioiminen hankinnan koko elinkaaren aikana

• ICT-hankinnoissa ostohinta on vain osa tuotteen tai palvelun koko elinkaaren aikana syntyviä kustannuksia. Huomio tämä etenkin tarjousten vertailuvaiheessa.
• Älä jätä auki kysymystä siitä, kuka maksaa tulevaisuudessa aiheutuvat, odottamattomat kustannukset.
• Budjettiraamien sisällä pysyminen kannustaa usein ostohinnaltaan edullisen, mutta elinkaarikustannuksiltaan kalliin tai liian riskialttiin vaihtoehdon valintaan. Älä tee tätä virhettä.
• Älä käynnistä epäaitoja tarjouskilpailuja.

• Ole toimittajana avoin ja rehellinen. Kerro myös sellaisista näköpiirissä olevista elinkaarikustannuksista, joita ostaja ei kenties ole osannut huomioida.

7. Ehdottomien vaatimusten ja tarjousliitteiden tarkoituksenmukaisuuden arvioiminen

• Mieti, miksi jokin liitetieto tai selvitys pyydetään. Kyseenalaista sellaisten tietojen pyytäminen, jotka vaaditaan ainoastaan varmuuden vuoksi tai koska ennenkin on näin menetelty. Monet vaadittavista liitteistä voidaan alkuvaiheessa korvata toimittajan allekirjoittamalla vakuutuksella.

• Mieti kyllä/ei -väittämien tarkoituksenmukaisuutta ja sitä palveleeko niiden käyttäminen onnistuneen hankintaprosessin toteutumista. Joskus kyllä/ei -väittämät ovat paikallaan, yleensä eivät.

• Lähetä tarjouspyynnöt ja ota niitä vastaa ensisijaisesti sähköisessä muodossa.

• Toimittajana organisoi sisäiset prosessisi siten, että uusimmat versiot tarvittavista liitteistä on aina saatavilla nopeasti.

Päätöksenteko ja osaamisen siirtäminen:

8. Neuvottelumenettelyjen pelisääntöjen selkeyttäminen itselle ja toimittajille

• Älä arastele kommunikointia toimittajien kanssa tarjousten jättämisen jälkeen. Totaalinen "radiohiljaisuus" ei yleensä ole perusteltua. Kohtele kaikkia toimittajia kuitenkin samoin pelisäännöin.
• Muista, että hankintapäätöksen on perustuttava ainoastaan esitettyihin tarjousasia¬kirjoihin.
• Huolehdi siitä, että myös myöhemmin solmittava sopimus on olennaisilta osiltaan alkuperäisen tarjouksen mukainen.

• Huomioi toimittajana, että tarjousten keskeisen sisällön muuttaminen ja jälkitinkiminen on tarjousten kuulemistilai¬suuksissa kiellettyä.

9. Valinnan perusteleminen

• Tee valinta vain ja ainoastaan ennalta ilmoittamiasi valintaperusteita ja painotuksia käyttäen.
• Perustele valintasi siten, että asiakirjoista käy ilmi se, miten ratkaisuun ollaan päädytty, ja miten pisteitä on annettu. Valmistaudu antamaan aiheesta tarvittaessa lisätietoa.
• Anna kiitoksesi myös niille toimittajille jotka tarjouskilpailussa eivät tulleet valituksi: Tee tämä käyttämällä perusteluun riittävästi aikaa.

• Pidä toimittajana mielessä, että markkinaoikeus ei pisteytä tarjouksia uudestaan. Arvioi, onko valituksen tekemiselle todellisia perusteita.

10. Osaamisen siirto

• Osaamisen siirto on vaikeaa ja työlästä. Tee se silti.
• Varmista osaamisen jatkuvuus ja virheistä oppiminen kaikissa tilanteissa jakamalla osaamista organisaation sisällä, hankkimalla tarvittavaa ulkopuolista koulutusta ja huolehtimalla asianmukaisesta dokumentoinnista.

• Huolehti myös toimittajana siitä, että tehdyistä virheistä opitaan, ja tarjouskilpailuiden aikana syntynyt osaaminen saadaan hyödynnettyä tulevissa tarjouskilpailuissa.

Onnistunut_julkinen_ICT_hankinta.pdf (PDF 709 kb)