Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

  • Tietoliikenteen ja tietotekniikan keskusliitto, FiCom ry (jäljempänä ”FiCom”)
  • Eteläranta 10, 00130 Helsinki
  • info@ficom.fi

2. Rekisterin nimi

FiComin jäsen- ja sidosryhmätietorekisteri

3. Tietojen käsittelyn kohteet

FiCom ry käsittelee henkilötietoja, jotka liittyvät

  • jäsenyritysten sekä niiden jäsenyyteen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen,
  • sidosryhmien kanssa liittyvään yhteistyöhön,
  • tilaisuuksien järjestämiseen ja markkinointiin ja
  • verkkosivujen toimintaan ja niiden kautta tulleisiin kysymyksiin vastaamiseen

4. Tietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusta

Rekisterin lähtökohtainen tarkoitus on jäsenyritysten ja niiden edustajien palvelemisen mahdollistaminen. Sidosryhmistä koottujen henkilötietojen tarkoitus on mahdollistaa perusteltu yhteydenpito ja vuorovaikutus.

Jäsenyritykset ja niiden edustajat ovat osana jäsenyyttä oikeutettuja osallistumaan järjestön toimintaan sekä saamaan tietoja järjestön edunvalvonnasta ja viestinnästä (uutiskirjeet, sidosryhmäkirjeet) sekä muusta toiminnasta (ml. koulutukset, tapahtumat, kannanotot, kyselyt).

Rekisteriä käytetään myös FiComin järjestämien tilaisuuksien, seminaarien ja koulutusten järjestämiseen ja markkinointiin.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on FiComin jäsenyys tai muu oikeutettu etu, joka perustuu osapuolten väliseen asialliseen yhteyteen, suostumus tai sopimuksen täytäntöönpano.

Keräämme henkilötietoja sidosryhmistä kuten virkamiehistä, median edustajista, poliitikoista ja muista yhteistyökumppaneista. Näitä tietoja käytetään sidosryhmäviestintään (esim. uutiskirjeet) sekä kutsujen lähettämiseen eri tapahtumiin tapahtumakohtaisesti.

Keräämme tiedot rekisteröidyiltä itseltään, edelliseen vastaavaan tilaisuuteen osallistumisen ja julkisista lähteistä, kuten uutisten, organisaatioiden verkkosivuilta ja ammatillisista julkaisuista. Käsittelemme yhteystietoja ja tietoa henkilön asemasta organisaatiossa.

Käsiteltäviä tietoja ovat henkilöiden yhteystiedot, ammattinimike ja järjestettävien tilaisuuksien yhteydessä maksutiedot ja mahdolliset ruokarajoitteet.

Verkkosivujen käytöstä saamme tiedon käytetystä IP-osoitteesta, vierailuun käytetystä selaimesta sekä käytetyn laitteen tyypistä (mobiililaite/tietokone). Tietoja käytetään verkkosivun toiminnan parantamiseen ja vierailujen määrän ja siellä julkaistujen sisältöjen kiinnostavuuden seuraamiseen. Tietoja käsitellään tilastollisesti, eikä niitä yhdistetä yksittäiseen käyttäjään. 

5. Käsittelyn käytännöt

Tietojen käsittelyä varten FiCom on määritellyt tietyt henkilöt, joiden tehtäviin tietojen käsittely kuuluu. Lisäksi tietoja käsittelevät FiComin yhteistyökumppanit (tietojen käsittelijät) seuraavissa yhteyksissä:

  • toimistojärjestelmien ylläpito,
  • uutiskirjeiden toimittaminen,
  • tilaisuuksien markkinointi ja järjestäminen,
  • laskutus,
  • verkkosivujen käytön tilastollinen seuraaminen ja käyttökokemuksen parantaminen ja
  • kohdennetut kyselyt.

FiCom vastaa siitä, että tietojen käsittelijät ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuojasääntelyä ja huolehtivat järjestelmiensä tietoturvasta. Tietojen käsittelijät saavat vain toteuttamiaan toimintoja varten tarvittavat tiedot.

Tietoja käsitellään vain EU:n alueella. Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon, kuten profilointiin.

6. Tietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta jäsenyyteen tai tapahtumaan osallistumiseen liittyvien oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi tai sidosryhmäsuhteiden hoitamiseksi. Pyrimme huolehtimaan tietojen ajanmukaisuudesta. Vanhentuneet ja virheelliset tiedot poistetaan.

Jäsenyritysten kontaktihenkilöiden yhteystietoja muutetaan ja/tai poistetaan jäsenyrityksen oman ilmoituksen tai FiComin tietoon muutoin tulleen tiedon perusteella.

Tilaisuuksien järjestämistä ja markkinointia varten kerätyt tiedot säilytetään niin kauan kuin ne ovat käsittelyn kannalta tarpeellisia ja ajantasaisia. Tiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita alkuperäiseen käyttötarkoitukseen.

7. Sinun oikeutesi

Sinulla on oikeus

  • tarkastaa, oikaista tai poistaa tietosi. Saat tietää, käsitelläänkö sinua koskevia tietoja, mitä tietoja käsitellään ja millä perusteella. Voit myös oikaista tietosi tai pyytää tietojen poistamista, jos tiedot eivät ole enää tarpeen sitä tarkoitusta varten, mihin ne on alun perin kerätty tai poistamiselle on jokin muu yleisessä tietosuoja-asetuksessa mainittu peruste.
  • vastustaa tietojen käsittelyä. Voit vastustaa tietojesi käsittelyä esimerkiksi markkinointia varten, kun käsittelyn perusteena on oikeutettu etu.
  • rajoittaa tietojen käsittelyä, jos sille on yleisessä tietosuoja-asetuksessa mainittu peruste.
  • siirtää tiedot toiseen järjestelmään.
  • tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.
  • kieltää markkinointi tai uutiskirjeiden toimitus. Kaikissa markkinointiviesteissä sekä uutiskirjeissä tarjotaan mahdollisuus poistua niiden jakelusta. Voit poistaa itsesi jakelusta myös ilmoittamalla siitä FiComille.